Hacklenme sebebi şu, hackerlar sürekli interneti tarayıp güncellenmeleri yapılmamış vs bilgisayarları arıyorlar ve özellikle o pclere saldırıyorlar. Sizin dediğiniz şey teknik olarak çok karmaşık görünmese de en az 1 kişi tarafından yapılacak tam zamanlı bir iş. Bu alanda çalışan biri olarak 2 opsiyonlu tavsiyem var:
1) PC'yi bir an önce iade edin. Aylık cüzi ücretler karşılığında online servisleri kullanın:
Mail için: office 365, google business gibi şirket maili hesapları var. ya da natro gibi yerlerden direkt mail hizmeti satın alabilirsiniz.
Stok takibi için: Mesela
www.parasut.com var, bunu deneyebilirsiniz.
Kafanız rahat olur, pc'ye bi ton para bağlamak zorunda kalmazsınız, yönetimi kurulumu yürütmesi güncellemesi vs umrunuzda olmaz. Aylık paranızı ödersiniz olur biter.
2) Bu işi bilen biriyle anlaşın. Küçük IT şirketleri bakım anlaşması tarzında yardımcı olurlar, ayda bir gelir işlerinizi halleder güncellemeleri vs halleder geçerler. En azından riski azaltmış olursunuz. Ama bu senaryoda bile maili direkt kendi sunucunuzdan yollamanız büyük bir dert onu söyleyeyim.
Ben KOBİ'lere kafa rahatlığı açısından her zaman 1'i öneriyorum.